Mailbox backup

Le service Mailbox backup consiste à sauvegarder de manière sécurisée tout ou partie de votre messagerie professionnelle. Les emails ne sont plus de simples échanges informels : ils constituent aujourd’hui des preuves contractuelles, des traces de décisions stratégiques et des éléments juridiques exploitables. Pourtant, ils restent l’un des actifs numériques les plus négligés en entreprise.

Une suppression accidentelle, une panne serveur, un compte compromis ou un changement de prestataire peuvent entraîner la perte définitive d’emails critiques. Dans certains cas, cela empêche de prouver un accord, de répondre à un contrôle, ou de défendre efficacement la position de l’entreprise. Les conséquences peuvent être juridiques, financières ou réputationnelles.

L’Agence Media 112 met en place une sauvegarde ponctuelle ou récurrente de votre mailbox, indépendante de votre fournisseur email. Cette solution garantit que vos communications importantes sont conservées, récupérables rapidement et exploitables à tout moment, même en cas d’incident majeur ou de litige.

Sécuriser vos preuves et décisions stratégiques

Les emails sont souvent la seule trace écrite d’une validation, d’un accord ou d’une instruction donnée. En cas de litige, d’audit ou de conflit commercial, leur absence peut fragiliser toute votre défense. Une sauvegarde de mailbox permet de garantir l’intégrité et la disponibilité de ces éléments clés, même plusieurs années après leur émission. Vous évitez ainsi de dépendre d’un fournisseur tiers ou d’une simple corbeille vidée trop tôt. Cette sécurité documentaire devient un véritable filet de protection stratégique pour la direction et les équipes opérationnelles.

Répondre aux obligations légales et réglementaires

De nombreuses entreprises sont tenues de conserver leurs communications écrites pendant plusieurs années, notamment dans un cadre fiscal, contractuel ou réglementaire. Sans système de sauvegarde, cette obligation est souvent respectée de manière approximative. Le Mailbox backup permet de structurer cette conservation de manière fiable et démontrable. En cas de contrôle ou de demande officielle, vous êtes capable de produire rapidement les échanges requis, sans stress ni recherche hasardeuse.

Réduire les risques techniques et humains

Les erreurs humaines restent la première cause de perte de données : suppression involontaire, mauvaise manipulation, compte désactivé trop tôt. À cela s’ajoutent les incidents techniques : piratage, corruption de données, migration ratée. Une sauvegarde indépendante de la messagerie active permet de neutraliser ces risques. Vous ne subissez plus les conséquences d’un incident : vous restaurez simplement l’information nécessaire, quand vous en avez besoin.

Gagner en sérénité et en continuité d’activité

Savoir que vos emails critiques sont sauvegardés apporte un réel confort opérationnel. Les équipes peuvent travailler sereinement, sans crainte de perte définitive d’informations. En cas de départ d’un collaborateur, de restructuration ou de changement d’outil, l’historique reste disponible. Cette continuité protège l’entreprise, mais aussi la transmission des dossiers et la mémoire organisationnelle.

Les fournisseurs email ne garantissent pas une sauvegarde légale

Beaucoup d’entreprises pensent que leur fournisseur email assure automatiquement une sauvegarde complète et conforme. En réalité, ces services proposent surtout de la redondance technique, pas une conservation légale exploitable. Les emails supprimés définitivement ne sont souvent plus récupérables au-delà d’un délai court. En cas de litige, vous devez pourtant être capable de produire les données rapidement et intégralement. Le Mailbox backup mis en place par l’Agence Media 112 crée une copie indépendante, maîtrisée et structurée, qui vous redonne le contrôle total sur votre patrimoine informationnel.

Un email peut devenir critique plusieurs années plus tard

Un échange anodin aujourd’hui peut devenir central demain : clause implicite, promesse commerciale, validation informelle. Trop souvent, les entreprises découvrent l’importance d’un email une fois qu’il est déjà perdu. La sauvegarde ponctuelle ou périodique permet d’anticiper ces situations. Vous constituez une mémoire fiable de vos communications, capable de soutenir vos intérêts à long terme. C’est un réflexe de gestion mature, comparable à l’archivage comptable ou contractuel.

La sauvegarde peut être ciblée et proportionnée

Sauvegarder une mailbox ne signifie pas tout conserver sans discernement. L’Agence Media 112 vous aide à définir le périmètre pertinent : comptes stratégiques, dirigeants, services sensibles, périodes clés. Cette approche évite la surcharge inutile tout en maximisant la valeur juridique et opérationnelle des données conservées. Vous bénéficiez ainsi d’un système pragmatique, aligné sur vos enjeux réels et votre organisation interne.

• Analyse de vos enjeux et obligations

  Nous évaluons votre contexte : type d’activité, risques juridiques, obligations de conservation et sensibilité des échanges. Cette analyse permet de définir une stratégie de sauvegarde cohérente, ni excessive ni insuffisante.

• Mise en place d’une sauvegarde indépendante

  Nous configurons une sauvegarde sécurisée, séparée de votre fournisseur email principal. Vos données restent accessibles même en cas de panne, de piratage ou de rupture de contrat.

• Organisation et exploitabilité des données

  Les emails sauvegardés sont structurés pour être retrouvés rapidement. L’objectif est de pouvoir produire une information précise dans des délais courts, lorsque cela compte vraiment.

• Accompagnement et conseils d’expert

  Nous vous expliquons les bonnes pratiques et les limites des outils standards. Vous comprenez exactement ce qui est sauvegardé, pourquoi et comment l’utiliser en cas de besoin.

• Sérénité et continuité à long terme

  Vous disposez d’une solution fiable, pensée pour durer, qui protège votre entreprise contre les pertes d’informations critiques et les mauvaises surprises juridiques.