Télé-secrétariat
En détails
Le télé-secrétariat consiste à mettre à votre disposition une personne dédiée, intégrée à distance à votre organisation, pour gérer vos emails et vos tâches administratives courantes. Il ne s’agit pas d’un simple service impersonnel, mais d’un véritable relais opérationnel qui travaille selon vos consignes, votre ton et vos priorités.
La gestion quotidienne des emails, des demandes entrantes et des tâches administratives peut rapidement devenir chronophage. Ces actions, pourtant essentielles, accaparent un temps précieux qui devrait être consacré à votre cœur de métier, à la stratégie ou au développement commercial. À force, cela crée de la dispersion, des retards et parfois des oublis coûteux.
À l’Agence Media 112, une personne de notre équipe est spécifiquement dédiée à votre télé-secrétariat. Elle prend en charge vos emails et vos tâches administratives avec méthode, rigueur et discrétion, afin de vous libérer du temps tout en maintenant un niveau de professionnalisme irréprochable.
Pourquoi votre entreprise devrait utiliser ce service ?
Libérer du temps à forte valeur ajoutée
Chaque heure passée à trier des emails ou à gérer de l’administratif est une heure en moins consacrée à la croissance de votre activité. Le télé-secrétariat vous permet de déléguer ces tâches sans recruter, sans gérer de contrat interne et sans surcharge mentale. Vous récupérez du temps pour décider, créer, vendre ou piloter, tout en sachant que l’opérationnel est géré de manière fiable et continue.
Assurer une gestion rigoureuse et constante
Les tâches administratives demandent de la régularité et de la méthode. Lorsqu’elles sont traitées entre deux urgences, la qualité baisse et les erreurs apparaissent. Une personne dédiée assure un suivi constant, des réponses structurées et une organisation claire. Cette régularité améliore la fluidité interne et évite l’accumulation de retard ou de messages non traités.
Professionnaliser vos échanges écrits
Les emails sont souvent le premier point de contact avec vos clients ou partenaires. Des réponses tardives, approximatives ou incohérentes peuvent nuire à votre image. Grâce au télé-secrétariat, vos messages sont traités avec un ton professionnel, cohérent et aligné avec votre positionnement. Vous renforcez ainsi la crédibilité et la confiance dès les premiers échanges.
Bénéficier d’une solution flexible et évolutive
Contrairement à un recrutement interne, le télé-secrétariat offre une grande souplesse. Le volume de tâches peut évoluer selon vos besoins, sans lourdeur administrative. Vous adaptez le service à votre rythme d’activité, tout en conservant un point de contact stable et formé à vos process.
Bon à savoir
Un mauvais suivi administratif crée des risques invisibles
Emails oubliés, demandes mal classées, réponses tardives : ces petits dysfonctionnements passent souvent inaperçus… jusqu’au jour où ils provoquent une perte de client, un litige ou une mauvaise réputation. Le danger est rarement immédiat, mais cumulatif. En confiant la gestion administrative à une personne dédiée, vous réduisez fortement ces risques et sécurisez votre relation client sur le long terme. Le télé-secrétariat agit comme un garde-fou organisationnel, discret mais essentiel.
La confidentialité et la confiance sont centrales
Gérer des emails et des tâches administratives implique l’accès à des informations sensibles : données clients, échanges internes, documents. Ce service ne peut fonctionner que dans un cadre strict de confidentialité. À l’Agence Media 112, nos équipes sont formées à la discrétion, à la protection des données et au respect des procédures. Vous bénéficiez ainsi d’un service professionnel, sécurisé et encadré.
Le télé-secrétariat doit s’intégrer à vos process
Un télé-secrétariat efficace ne travaille pas “à côté” de votre organisation, mais en continuité avec elle. Il doit comprendre vos priorités, vos types de demandes et vos méthodes de travail. Nous prenons le temps de cadrer le fonctionnement, les règles de réponse et les circuits de validation. Cette intégration garantit une collaboration fluide et évite les malentendus ou les réponses inadaptées.
Ce que l’Agence Media 112 fera pour vous
- Mise à disposition d’une personne dédiée
Une personne de notre équipe est assignée à votre télé-secrétariat, avec une connaissance claire de vos consignes, de votre ton et de vos priorités opérationnelles.
- Gestion structurée des emails
Nous trions, répondons ou préparons les réponses à vos emails selon des règles définies ensemble, afin d’assurer réactivité, cohérence et professionnalisme.
- Prise en charge des tâches administratives
Nous gérons les tâches administratives récurrentes ou ponctuelles confiées, en respectant vos délais et vos process internes.
- Suivi, reporting et priorisation
Les actions réalisées sont suivies et priorisées, avec une visibilité claire sur ce qui a été traité, en cours ou à valider.
- Adaptation continue du service
Nous ajustons le fonctionnement du télé-secrétariat en fonction de l’évolution de vos besoins, pour rester alignés avec votre activité et vos enjeux.
Télé-secrétariat
FAQ — Questions fréquemment posées
- Commander le service
- En pratique
- Passer les consignes
- Payer en plusieurs fois
- Questions avant vente et démonstrations
Pour chaque nouveau projet, votre consultant vous proposera une réunion de travail, appelée « Kick-off meeting ».
Au cours de celle-ci, on s’échangera les consignes, les accès et les dernières recommandations.
Pourquoi une réunion est-elle recommandée?
Parce qu’un projet bien démarré, c’est du temps gagné, moins d’erreurs et un résultat qui correspond vraiment à vos attentes. Même avec un brief écrit, une discussion directe reste primordiale.
Quel est l’avantage pour vous ?
Moins de corrections, un suivi plus rapide et un consultant qui connaît votre réalité. En résumé : plus on échange au début, plus vos résultats sont solides et efficaces.
C’est votre point de contact unique. Il vous connaît personnellement, connaît votre entreprise, et coordonne l’ensemble des services pour vous.
Il est responsable de la relation commerciale. Il ne change pas et sera votre point de contact principal avec l’Agence Media 112.
Ses trois missions sont :
— Déployer vos services
— Vous donner des conseils stratégiques
— Vous former ou former vos équipes
Si vous le souhaitez, il peut porter le titre d’attaché de communication dans votre organigramme, et vous représenter dans le cadre de vos relations publiques.
C’est notre méthode exclusive de gestion de projet. En six phases successives, elle structure chaque mission avec clarté, livrables, planning et contrôle qualité à chaque étape. Résultat : tout est fluide, mesurable et évolutif.
Pour en savoir plus, consulter notre site institutionnel, et sa page sur la méthode que nous avons mise au point.
Oui. Chaque mission démarre par une réunion de travail avec votre consultant, aussi appelée « Kick-off meeting ».
C’est essentiel pour bien cadrer vos objectifs et éviter les mauvaises surprises.
Nous vous enverrons un lien sécurisé Dropbox.
Vous pouvez y déposer tous vos éléments (images, textes, logos, etc.) en un seul endroit.
Les fichiers en transitant pas par email, il n’y a pas de risque de perte de données.
Chacun à l’agence est à votre disposition pour prendre en compte vos demandes et remarques.
Nous utilisons un système intégré, qui garantit un routage rapide et efficace au bon interlocuteur.
Afin de garantir cette fluidité, nous vous demandons de nous passer vos demandes par un de ces deux canaux :
— Soit ouvrir un ticket de support → sur notre site.
— Soit envoyer un email à info@media112.be
Afin d’assurer une une traçabilité et de ne perdre aucune information précieuse, les autres canaux (par exemple, SMS, Whastapp, réseaux sociaux, …) ne sont pas pris en compte.
Par ailleurs, il est à tout moment possible de prendre un rendez-vous en ligne → avec votre consultant.
C’est normal et sommes ravis de vous assister ! ✅
Nous vous invitons à prendre un rendez-vous en ligne →, et nous nous ferons un plaisir de votre montrer les services qui vous intéressent.
Oui ✅
Pour certains services (notamment digitaux ou logiciels), nous pouvons vous montrer des exemples concrets ou réaliser une démo ciblée.
Bien sûr ✅
Parcourez notre portfolio en ligne sur media112.services → ou demandez à votre consultant des cas clients proches de votre activité.
Tout projet est piloté par un consultant personnel. Il en change pas, il vous connaît et connaît votre entreprise.
C’est la manière de travailler de l’Agence Media 112.
Si vous n’êtes pas encore client, nous vous invitons à contacter notre service commercial →, qui examinera votre demande et vous orientera vers un consultant.
Si vous êtes déjà client, rapprochez-vous de votre consultant →. Il se fera un plaisir d’intégrer ce nouveau service dans votre dispositif.
Alternativement, vous pouvez également prendre un rendez-vous en ligne →.
Oui. Après discussion, votre consultant vous propose une estimation chiffrée en heures de travail, accompagnée d’un descriptif clair des actions à mener.
Il ne s’agit pas d’un devis générique, mais d’une réponse personnalisée à votre situation.
Nous estimons toutes nos prestations en heures de travail.
Celles-ci sont payables via nos success pack →, ou via un contrat all-in →.
Si vous validez l’estimation, bienvenue !
Après l’achat de votre success pack →, ou la conclusion de votre contrat all-in →, vorte consultant planifiera le démarrage des opérations.
Nous travaillons exclusivement sur mesure. Chaque projet est unique.
Pour garantir une exécution fluide et sans surprise, nous ne commençons aucun travail sans l’avoir étudié, estimé, et validé avec vous un success pack →, ou un contrat all-in →
Vous achetez un nombre d’heures de travail à l’avance (par tranches). Ces heures sont ensuite débitées à chaque intervention, selon le temps réel passé.
✅ Pas de frais cachés
✅ Pas de factures surprises
✅ Aucun engagement
✅ Accès à vos timesheets à tout moment sur
Vous souscrivez un contrat qui couvre l’ensemble du travail, de l’hébergement, de la maintenance et de la sécurité de vos sites et applications.
Le montant global de la prestation est avancée par l’Agence puis lissé sur plusieurs mois sous forme d’abonnement. ,Ceci sécurise votre budget et vous protège de toute inflation tarifaire.
En contre-partie, nous vous demandons de rester client de l’agence pendant une durée déterminée.
✅ Mensualité fixe, sans imprévu
✅ Hébergement sur notre cloud privé
✅ Mises à jour régulières & sauvegardes automatiques
✅ Monitoring continu & cybersécurité avancée
✅ Transparence totale via votre compe personnel sur
Nous pouvons vous proposer un contrat all-in, qui englobe la prestation sous la forme d’un paiement mensuel.
Vous souscrivez un contrat qui couvre l’ensemble du travail, de l’hébergement, de la maintenance et de la sécurité de vos sites et applications.
Le montant global de la prestation est avancée par l’Agence puis lissé sur plusieurs mois sous forme d’abonnement. ,Ceci sécurise votre budget et vous protège de toute inflation tarifaire.
En contre-partie, nous vous demandons de rester client de l’agence pendant une durée déterminée.
✅ Mensualité fixe, sans imprévu
✅ Hébergement sur notre cloud privé
✅ Mises à jour régulières & sauvegardes automatiques
✅ Monitoring continu & cybersécurité avancée
✅ Transparence totale via votre compe personnel sur media112.support →
